Jak planować w świecie VUCA?
Jeszcze kilkadziesiąt lat temu przedsiębiorstwa tworzyły plany 5-letnie lub nawet dłuższe. Dzisiaj oczywiste jest, że nie ma to większego sensu. Świat VUCA charakteryzuje się ogromną zmiennością i nieprzewidywalnością, więc długofalowe planowanie najzwyczajniej się nie sprawdza.
Aby funkcjonować sprawnie w dzisiejszym świecie, potrzebujemy elastyczności, szybkiego reagowania na zmiany, chwytania pojawiających się możliwości, a nie sztywnego trzymania się raz wytyczonej ścieżki.
Czy to oznacza, że mamy zupełnie zrezygnować z robienia planów?
Oczywiście nie, bo sprawne funkcjonowanie bez planowania nie jest możliwe, ale planowanie w świecie VUCA musi być siłą rzeczy inne.
PUZZLE ZAMIAST MARSZRUTY
Po pierwsze, długoterminowe plany zamieniamy na wizje. Ogólna wizja tego, do czego zmierzamy, jest jak wzorcowy obrazek do układania puzzli. Wiemy, do czego zmierzamy i chwytamy pojawiające się w polu naszego widzenia możliwości, jak kawałki puzzla, aby zrealizować swoją wizję.
Kiedyś możliwe było zaplanowanie kolejnych działań liniowo i podążanie z punktu A do punktu B. Dziś wygląda to trochę inaczej, bo zmienność wokół zmusza nas do innego sposobu realizowania celu. Czasem trzeba się w tej drodze zatrzymać, czasem na chwilę cofnąć, czasem przeskoczyć dwa punkty do przodu, aby potem wrócić i zrobić coś, czego nie można było zrobić wcześniej.
JEŚLI DZIŚ JEST PIĄTEK, TO JESTEŚMY W BELGII
Po drugie, nie rezygnujemy z planowania naszych zadań i pracy z kalendarzem, bo to pozwala nam mieć kontrolę nad tym, co mamy do zrobienia i dopasowywać się do zmieniających się okoliczności.
Musimy pamiętać, że planujemy nie po to, aby sztywno trzymać się planów, ale po to, aby wiedzieć, w jakim jesteśmy miejscu.
Co to oznacza w praktyce?
W dzisiejszym, zmiennym świecie jeszcze bardziej niż kiedykolwiek potrzebujemy kalendarza.
Przypisywanie zadań do konkretnych terminów ma podwójne znaczenie. Po pierwsze, są zaplanowane, więc na pewno o nich nie zapomnimy, a po drugie, zaprzęgamy nasz mózg do pilnowania terminu. Nasz umysł nie znosi dysonansu i niespójności, więc jeśli wyznaczamy konkretny termin, to mózg robi wszystko, aby ten termin został dotrzymany. Jednocześnie nie musi “nosić” tego zadania w pamięci i może uwolnić sporo energii na inne działania.
Każdy z nas oczywiście musi wypracować swój własny sposób planowania działań, ale kilka wskazówek może być pomocnych.
Dobrze jest na początku tygodnia zrobić jego plan. Wpisać do kalendarza zadania i spotkania.
Każdego dnia rano przeglądamy kalendarz, sprawdzając, co jest do zrobienia i ewentualnie nanosimy poprawki. Jeżeli zmienna rzeczywistość wymaga od nas przesunięcia zadania, to nie wystarczy tylko je wykreślić, ale ważne jest, aby od razu znaleźć dla niego inne, konkretne miejsce. Wtedy mózg dostaje sygnał, że zadanie jest pod kontrolą, a on może zajmować się innymi sprawami.
JEDNA MARSJAŃSKA MISJA NA RAZ
Kiedy planujemy czas na realizację zadań, warto pamiętać o „Metodzie Pomodoro”. Chodzi o to, żebyśmy wydzielali czas bez rozpraszaczy, w którym całkowicie skupiamy się na wykonywanym zadaniu. Pisałam już nieraz o micie wielozadaniowości. Uwaga jest jak reflektor: obejmuje tylko jedno zadanie na raz i co najwyżej przerzuca się z jednego na drugie. Przy złożonych problemach i zadaniach powrót do miejsca, w którym nasza uwaga przerzuciła się na inny temat, zajmuje około 20 minut. Więc jeśli tylko na sekundę odrywamy się, żeby przeczytać powiadomienie, to właśnie zabraliśmy sobie 20 minut.
Dlatego bardziej produktywne i efektywne jest wyłączenie powiadomień i sprawdzenie ich po zakończeniu bloku pracy. Tym bardziej, że taki blok nie powinien trwać dłużej niż 90 minut, bo po ich upływie efektywność naszego mózgu i tak jest znacznie obniżona.
Wtedy możemy zrobić przerwę na sprawdzenie wiadomości, wysłanie szybkich odpowiedzi i informacji.
Planujmy racjonalnie:
Nie jest możliwe odbywanie spotkań bez przerwy, więc nie oszukujmy się i nie ustawiajmy spotkań „na styk”. Potrzebujemy tak zwanych przerw fizjologicznych, potrzebujemy wstać z krzesła na chwilę i rozprostować kości, potrzebujemy coś zjeść lub zrobić coś do picia i – co ważne – potrzebujemy zebrać myśli przed kolejnym spotkaniem, aby się do niego przygotować. To wszystko trzeba uwzględniać w planowaniu.
Planujmy ekonomicznie:
Jeśli mamy do odbycia kilka spotkań w ciągu dnia, to jasne jest, że tego dnia nie wygospodarujemy już czasu na rozwiązywanie problemu, bo przerwy między spotkaniami są na to za krótkie. Grupujmy więc spotkania, a w dni, kiedy pracujemy nad problemem, blokujmy w kalendarzu możliwość spotkań i rozpraszaczy.
Kiedy zaplanowaliśmy bieżące zadania, możemy w realny sposób podejmować zobowiązania co do kolejnych zleceń. Możemy asertywnie odmawiać wykonania rzeczy nierealnych, przez co nasze zobowiązania na ogół się realizują, a to pozwala innym efektywnie planować swoją pracę.
Przynajmniej w tym zakresie mamy wpływ na to, co się dzieje w tym nieprzewidywalnym świecie.
UWALNIAJ MOCE PRZEROBOWE MÓZGU
Jest jeszcze jedna rzecz, o której warto wspomnieć, choć bezpośrednio nie dotyczy ona planowania: to zwyczaj robienia notatek.
Warto nabrać nawyku notowania na spotkaniach, zapisywania ustaleń, notowania informacji, które wymieniliśmy ze współpracownikami. Nasz mózg jest i tak przebodźcowany, a nasza pamięć operacyjna przeciążona ilością informacji, które do nas docierają. Notowanie daje nam szansę, że nie zapomnimy ważnych rzeczy, nie umkną nam w nawale spraw. Notatki będą też pomocne przy planowaniu zadań.
Każdy z nas ma do tego celu różne narzędzia. W dzisiejszych czasach większość rzeczy robimy przy pomocy urządzeń elektronicznych i aplikacji. Warto jednak pamiętać, że nasz mózg jest ewolucyjnie na innym poziomie rozwoju i ciągle lepiej pamięta to, co zapisujemy ręcznie niż to, co wpisujemy na klawiaturze. Może więc kartka i ołówek na biurku nie są takim złym wyjściem.
Wiele osób twierdzi też, że pomaga im, kiedy mają przed sobą kalendarz z zanotowanymi zadaniami i zaplanowanymi spotkaniami. Widząc ten obraz, mózg dąży do realizacji planu i lepiej koncentruje się na zadaniach, co pomaga nam efektywniej działać.
Można używać karteczek przyczepianych do kalendarza, co pozwala szybko przeorganizować zadania, jeśli zajdzie taka potrzeba.
Pamiętajmy, że jeśli planowanie ma się udać, musi być łatwe, więc znajdźmy dla siebie odpowiedni sposób na robienie notatek i na przenoszenie ich do kalendarza.
„ŻADEN CZŁOWIEK NIE JEST SAMOISTNĄ WYSPĄ…”
Do tej pory pisałam o podejściu, które skupia się na naszych indywidualnych zadaniach, ale wiele osób pracuje w zespołach, połączonych wspólnymi projektami. Wtedy nasze planowanie robi się trochę trudniejsze, bo musi być zsynchronizowane z planami innych osób.
W większości zespoły mają wypracowane sposoby wymiany informacji i koordynowania zadań, co “nie zwalnia” nas z myślenia zespołowego. Jeśli nasze zadania muszą być skoordynowane z zadaniami innych osób, trzeba brać to pod uwagę przy planowaniu własnych działań. Taka perspektywa często zmienia nasze priorytety i pozwala wszystkim działać efektywniej.
Uwzględnianie celu zespołowego pozwala od razu uwzględnić pewne ograniczenia i umieścić zadanie w kalendarzu w miejscu najbardziej prawdopodobnym. To minimalizuje konieczność zmian i sprawia, że nasze plany mogą być bardziej stabilne.
KALENDARZ JAKO KANAŁ KOMUNIKACYJNY
Warto zdać sobie sprawę, że kalendarz to także kanał komunikacyjny i może bardzo usprawnić porozumiewanie się w organizacji.
Jeżeli do kalendarza, którym posługują się wszyscy pracownicy, wpisujemy nasze zadania, spotkania i bloki pracy, wtedy wszyscy widzą, kiedy jesteśmy zajęci i kiedy mogą spodziewać się od nas odpowiedzi. To bardzo uspokaja emocje i pozwala innym planować efektywniej swoje zadania.
Dodatkowo ogranicza to sytuacje, gdy ktoś proponuje nam spotkanie w terminie, w którym już coś zaplanowaliśmy.
Kiedy widzimy kalendarze współpracowników, możemy efektywniej i sprawniej planować i dostosowywać plany do zmieniającej się rzeczywistości.
Pamiętajmy, że w dzisiejszym, ekstremalnie zmiennym świecie planowanie jest może nawet ważniejsze niż kiedykolwiek wcześniej. I co najważniejsze: