Połączyły nas… Tarnowskie Góry: poznajcie Unit Customer Care

Jak przyspieszyć produkcję oprogramowania, polepszyć komunikację i atmosferę w rozproszonym zespole? Z tym postanowił zmierzyć się Unit Customer Care na wyjeździe integracyjnym. Czy pomogło w tym układanie koła i inne zadania z figurami geometrycznymi? Wszystkiego dowiecie się z tego artykułu.   

Integracja z moderacją

Szybki rozwój ConnectPoint wymusił zmiany organizacyjne i strukturalne w firmie. Polegają one na wyodrębnieniu unitów, pod kątem naszej oferty (czyli produktów, usług oraz kluczowych kompetencji). To dotąd największa tego typu zmiana w firmie – a jesteśmy na rynku już prawie piętnaście lat.
Niektóre unity funkcjonowały dotychczas np. jako zespoły produktowe, ale są też takie, zbudowane od nowa lub prawie od nowa. Jednym z najmłodszych jest Customer Care – unit, który pracuje nad rodziną produktów pod nazwą “USE CC” – “Utility Service Excellence CC”. Unit połączył specjalistów z różnych krańców Polski, z różnym doświadczeniem i stażem, mają za sobą zaledwie kilka tygodni wspólnej pracy. Na co dzień spotykają się tylko online. Jak sprawić, by lepiej się poznali i od początku stworzyli zgrany team? Jak usprawnić i wzmocnić komunikację w zespole? Może sprawdzi się tu wyjazd integracyjny?
Pomysł organizacji wyjazdu innego niż “zwykła” integracja – z przewodnim motywem komunikacji – spodobał się w zespole. Zwłaszcza gdy pomysłodawca wyjazdu, Przemysław Glapa, szef unitu CC zdradził, że będzie to integracja z moderacją – połączenie integracji z warsztatami, a o moderację zadba Katarzyna Lawera, nasza psycholożka i coach. Najpierw nauka i praca, potem relaks – a wszystko w pięknej scenerii Tarnowskich Gór.

Warsztaty, część pierwsza: “Poznajmy się”

Katarzyna Lawera, autorka tej części warsztatów, zaproponowała kilka zadań. Na rozgrzewkę typowe ćwiczenie integracyjne: uczestnicy w parach opowiadali o sobie, a potem przedstawiali rozmówcę na forum grupy. Dzięki temu wszyscy lepiej się poznali i zbudowali wzajemne zaufanie, poczuli się bezpieczniej i swobodniej w swoim towarzystwie.
Po przełamaniu pierwszych lodów przyszła kolej na “zabawę” z figurami geometrycznymi i pogłębienie treningu komunikacji. Te zadania służyły pokazaniu, jak ważna jest komunikacja, zwłaszcza komunikacja dwustronna i to nie tylko w zespole. Zadania miały również zwrócić uwagę na to, jak trudne jest zrozumienie wymagań ze strony biznesu, na przykład dla deweloperów. To są dwa odrębne światy, a jednak muszą się rozumieć.
Jedno z ćwiczeń polegało na rysowaniu figur geometrycznych na podstawie wskazówek osoby, która opisywała oryginał rysunku, ale bez używania słów kluczowych. Uczestnicy początkowo nie mogli zadawać pytań pomocniczych, ta opcja pojawiła się dopiero w drugim etapie ćwiczenia.
Kontynuacją “zabawy” z figurami geometrycznymi było układanie koła. Każdy z uczestników zaczął zadanie z trzema kawałkami koła, wyciętymi z kół podzielonych w różny sposób. Co 10 sekund przekazywał jeden kawałek uczestnikowi po prawej stronie, więc obiegały one stół, dopóki każdy z uczestników nie ułożył “swojego” koła. W tym zadaniu panowała większa swoboda komunikacji i możliwość obserwowania, czego “do pełni koła” brakuje sąsiadom z obu stron.

Warsztaty, część druga: “Popracujmy razem”

Druga część warsztatów, bardziej merytoryczna, dotyczyła bezpośrednio codziennych zadań  unitu. Tym razem uczestnicy pracowali (choć nadal w nieformalnej, wyjazdowej atmosferze) pod opieką Przemysława Glapy. Nawiązując do metodyki scrumowej, z której unit korzysta w pracy projektowej, Przemek zaproponował formułę retrospektywy.
W Scrumie retrospektywa oznacza podsumowanie i ocenę konkretnego sprintu – w tym przypadku dotyczyła tego, co od początku wspólnej pracy wypracował razem nowy zespół. Co zrobiliśmy świetnie, a co możemy jeszcze lepiej – wykorzystując m.in. lepszą komunikację, szlifowaną podczas warsztatów.
Zespół pracuje obecnie nad aplikacją Customer Care i Portalem Klienta.

Część trzecia: zadanie domowe (a raczej biurowe)

Włączajcie kamerki podczas spotkań online – taką “pracę domową” na zakończenie warsztatów dostali uczestnicy. Wyłączona kamerka “odcina” około 60% informacji z przekazywanego komunikatu – bo aż tyle podczas rozmowy/spotkania przekazujemy niewerbalnie. Kto nie wierzy, może zrobić proste ćwiczenie: odgadnąć dziesięcioliterowe słowo, z którego usunięto sześć liter. Na ogół odgadnięcie okazuje się trudne.
Mózg jest zaprogramowany na szukanie oczu: gdy podczas spotkania online po drugiej stronie ekranu widzimy oczy naszego rozmówcy, nasz mózg koncentruje się na nich. Włączona kamerka pomaga utrzymać uwagę, skupić się na rozmówcy i na tym, co mówi, a informacje pozawerbalne ułatwiają zrozumienie komunikatu.
Kto pracuje online, wie, że włączone kamerki pogarszają jakość połączenia, zwłaszcza podczas udostępniania ekranu. Można więc próbować wyłączać kamerkę na czas udostępniania, a potem ponownie włączać.
Na warsztatach nie zabrakło podobnych wskazówek, jak choćby ta, że włączanie kamerki to czasem bardziej kwestia chęci zmiany nawyków – co jest możliwe, ale wymaga motywacji i czasu. Warto spróbować!
Nawet z kamerkami w trybie “off”, komunikacja w zespole będzie – dzięki warsztatom – bardziej efektywna. Team spotkał się w realu, zostały wspomnienia mimiki, uśmiechu, spojrzenia. Od teraz spotkanie online to już nie będzie tylko głos i ciemne tło po drugiej stronie ekranu, każdy wie lepiej, z kim rozmawia, kto jest po tej drugiej stronie, ma w głowie tę osobę. 

Część czwarta: relaks

Nagrodą za zaangażowanie i skupienie podczas warsztatów był “wieczór w kasynie”, a po nim oczywiście drugi dzień wyjazdu. Ten dzień upłynął już tylko pod hasłem atrakcji i odkrywania pięknych miejsc. Spotkanie odbyło się w Tarnowskich Górach. Na zwiedzających czekają tam m.in. jeden z najdłuższych w Europie podziemnych rejsów łodziami i jedyna w Polsce sztolnia wpisana na listę światowego dziedzictwa UNESCO. Drugi, krótszy rejs, czeka w Zabytkowej Kopalni Srebra, w której po raz pierwszy w Europie użyto maszyny parowej do odwadniania kopalni, a następnie zbudowano sztolnię do ekologicznego, grawitacyjnego sposobu odwadniania.
Atrakcji było więcej – popatrzcie tylko na zdjęcia!
Przeczytajcie też, jak wspominają wyjazd uczestnicy i organizatorzy.

Warsztaty okiem uczestników i organizatorów

Katarzyna Lawera, psycholożka i coach: 

Jedna z zasad uczestniczenia w takich warsztatach mówi, że “co się zdarzyło w Vegas, zostaje w Vegas”. Ale nie naruszam niczyjej tajemnicy, gdy powiem, że czułam zaangażowanie i chęć udziału w ćwiczeniach, które zaproponowałam. Gratulacje dla uczestników, bo rzeczywiście przykładali się do tego solidnie. Myślę, że pojawiło się dużo dobrej energii – dzięki temu, że członkowie zespołu mogli pobyć ze sobą w trochę inny sposób niż do tej pory i spotkać nowe osoby w rzeczywistym świecie. Z doświadczenia wiem, że często taki ciekawy akcent na początku współpracy wystarcza, żeby potem poprzez realizację codziennych zadań i spotkania na Daily zespół integrował się coraz bardziej. Cieszy mnie fakt, że włączanie kamerek stało się od tamtego spotkania powszechniejsze. A co do komunikacji, to treningu nigdy dość – to niekończący się proces i prawdopodobnie będziemy do niego wracać. 

Przemysław Glapa, szef Unitu Customer Care:

Wydaje się, że cel warsztatów został osiągnięty – kamerki włączone. 🙂 Bliższe poznanie członków zespołu skutkuje większym luzem w codziennej pracy, niektórzy bardziej się otworzyli, co wpłynęło na poprawę komunikacji w zespole. Efekty wyjazdu są więc widoczne na co dzień: mamy lepszą atmosferę, swobodniejsze wypowiedzi, pojawiło się więcej pytań. To wszystko wpływa na jakość produktów, które tworzymy, a co za tym idzie – na zadowolenie wszystkich zainteresowanych stron. 🙂 Ćwiczenia pokazały, jak trudne jest, bez umiejętnej komunikacji, przełożenie wymagań biznesu na kod programisty – to, według mnie, jedna z ważniejszych korzyści naszego wyjazdu. Planowaliśmy go jako jednorazowy, z ewentualną pracą domową do praktykowania po wyjeździe, ale nic nie stoi na przeszkodzie, żeby raz na jakiś czas takie spotkanie powtarzać. Okazało się ono potrzebne i fajne – nie tylko dlatego, że coraz chętniej włączamy kamerki podczas spotkań. 

Marek Jabłoński, Software Developer:

Myślę, że warsztaty były cenne, bo pozwoliły nam się poznać nie tylko pod kątem zawodowym, ale dały też możliwość wspólnej zabawy i długich rozmów. Otworzyły nam oczy na niektóre tematy związane z komunikacją i współpracą zespołową.
Poszczególne zadania pokazały, jak ważna jest komunikacja w języku, który jest zrozumiały dla odbiorcy i jak trudno jest precyzyjnie opisywać to, na czym nam zależy. Okazało się, że czasem podświadomie dążymy do skrócenia wypowiedzi, co prowadzi do tego, że odbiorca zaczyna ją interpretować. Przekonaliśmy się, jak ważne są dobre zrozumienie celu (zadanie z kołem) oraz współpraca zespołu – dzięki temu szybciej i sprawniej rozwiązujemy problemy.
Myślę, że wyjazd “odczarował” charakter takiej imprezy i pokazał, że warto w niej uczestniczyć. Stworzył bazę nowych pomysłów, jak zorganizować kolejne spotkania. Mam nadzieję, że zaowocuje to większym gronem uczestników i jeszcze bardziej interesującym programem wyjazdu. A nad tematem włączania kamerek trzeba wciąż pracować i robimy to!

Piotr Uznański, Back-End Developer:

Na początku, gdy usłyszałem o pomyśle wyjazdu integracyjnego, nie byłem do niego przekonany, ale teraz naprawdę się cieszę, że wziąłem w nim udział. Był to pierwszy raz, kiedy byłem na wyjeździe tego typu. Warsztaty były świetną okazją, żeby poznać członków zespołu, których dotąd na co dzień widziałem tylko jako ich profile na Teams. Po powrocie zdecydowaliśmy się na włączanie kamerek podczas spotkań, co bardzo pomaga w komunikacji.
Szczególnie podobało mi się ćwiczenie z rysowaniem ze słuchu. Pokazało ono, jak ciężko jest czasem zrozumieć stronę biznesową projektu, jeśli nie zadajemy pytań i przekonało mnie, że warto konsultować wszystkie niejasności przed rozpoczęciem pracy nad zadaniem.
Bardzo potrzebna była również rozmowa o tym, co w naszej pracy jest dobre, a nad czym powinniśmy popracować. Mam nadzieję, że takie spotkania podsumowujące naszą pracę (znane w Scrumie jako Refinement), będą organizowane regularnie.
Wyjazd dał też możliwość złapania oddechu, odpoczynku w pięknej okolicy i zobaczenia ciekawych miejsc, co bardzo doceniam. Gdy padnie kolejna propozycja takiego wyjazdu, wiem już, że nie będę miał wątpliwości, czy chcę wziąć w nim udział. 🙂